Microsoft Excel - der Überstunden-Macher.

Wissen Sie warum Sie für ein kleines Projekt in Excel immer länger brauchen als Sie dachten?

Mal anders gefragt: Wenn Sie ein Haus bauen, graben Sie dann einfach ein Loch und fangen mit dem Keller an?

Nein! Sie planen oder lassen planen.

Warum machen Sie es in Excel dann anders? Weil es da  anscheinend nicht so schlimm ist einfach mal anzufangen. Oder anders gesagt: Es geht zu einfach, einfach mal anzufangen.

Und wo kommen dann Ihre Überstunden her? Eben davon.

Sie habe eine kleine Aufgabe, die in Excel erledigt werden soll und es ist gerade kurz nach der Mittagspause. Kein Problem. In einer Stunde ist alles fertig. Um 18.00 Uhr denken Sie dann immer noch "in einer Stunde bin ich fertig".

Sogar geschickte Projektleiter verstoßen gegen die Regeln der Projektrealisierung, wenn es darum geht "schnell mal" was in Excel zu erledigen.

Dieser Regelverstoß bringt die Überstunden!

Jegliches Projekt (und sei es auch nur ein kleiner Wochenendausflug oder ein Hausbau) durchläuft die folgenden Phasen:

  • Analyse
  • Planung
  • Umsetzung oder Realisierung
  • Verwendung oder Test

Es gibt eine kleine Kurve in einem Diagramm, die einige vielleicht kennen: Der Aufwand für die Behebung eines Fehlers zum Zeitpunkt des Auftretens des Fehlers.

In der Analyse-Phase dauert es den Faktor 1 um einen erkannten Fehler zu beheben. In der Planungsphase ist es bereits der Faktor 2. In der Umsetzungsphase ist es bereits der Faktor 4 und in der letzten Phase sind wir bei Faktor 8 und darüber. Hätte also ein Fehler in der Analyse 10 Minuten gebraucht um behoben zu werden, sind es in der Test-Phase bereits 80 Minuten um ihn zu korrigieren.

Beispiel: Während Sie das Haus planen, wird die Verteilung der Steckdosen und Lichtschalter geplant. Und wenn Sie dann einziehen und im Wohnzimmer Fernseher und DVD-Player anschließen wollen stellen Sie fest, dass genau da eine Steckdose fehlt. Wenn dieser Fehler nun ordentlich behoben werden soll, dann muss der Elektriker kommen und die Steckdose setzen und die Leitung verlegen. Der Maurer kommt um die Wand wieder zu verputzen und der Maler streicht die ganze Wand noch mal. Dies hat nun mit Sicherheit 10mal so lange gedauert als wenn der Fehler bereits in der Planungsphase gesehen worden wäre.

Die Situation in Excel: Sie bekommen ein paar Zahlen, die z.B. in einem Diagramm dargestellt werden sollen. Sie machen alles fertig und wunderbar erstrahlt das Diagramm. Dann kommt der Chef und will nun auch noch die Vorjahreszahlen zum Vergleich sehen. Schon wird es kritisch. Eine Stunde später löschen Sie das Diagramm und fangen noch mal an, weil z.B. eine zweite Größenachse notwendig ist und das bringt nun alles durcheinander.

Haben Sie analysiert? Haben Sie geplant? Die Antwort ist zweimal "Nein". Und das hat sie bereits in den vierfachen Zeitaufwand katapultiert.

In anderen Bereichen ist es ähnlich, aber nirgends so oft so klar zu sehen wie mit Excel.

Hier ist die Quelle Ihrer Überstunden.

Daher: Analysieren Sie und Planen Sie.

Sind die Zahlen komplett? Kommen etwa Vergleichszahlen in Frage? Sind Zahlen so unterschiedlich, dass man eine zweite Größenachse benötigt? Zeitachse nach Monaten oder Wochen oder über mehrere Jahre? Die Monate sind nicht nach dem Alphabet sortierbar (Januar, Februar, März ...)?

Hier das Diagramm "Aufwand für Fehlerbehebung". Über die Steigung der roten Linie kann man vielleicht streiten, aber eines ist sicher: "Ohne Planung dauert es mit Sicherheit länger als man denkt".

Und da sind Ihre Überstunden:

Bildquelle: A.Denner Denner EDV

Kurz zusammengefasst

Microsoft Excel klug eingesetzt:

Einfache Regel:

Ohne Analyse und Planung vor dem ersten Mausklick befinden Sie sich bereits im vierfachen Zeitaufwand. Es wird also 2 Stunden dauern statt der geplanten halben Stunde!

So einfach ist das. Da kommen Ihre Überstunden her.

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